aiTask(アイタスク)

aiTask(アイタスク)®サービス概要

新型コロナウイルスの拡大を抑制するための緊急事態宣言により、在宅ワークへの切り替えが強く求められている一方、伝票や請求書などの帳票を扱う部署では資料の持ち出しが効かず出勤せざるを得ない…という状況に陥っている企業も多いようです。

企業が日常業務で使用している帳票には、たくさんの種類があります。

例えば、営業部には注文書検収書、経理部には請求書領収書、人事部にはエントリーシート履歴書、総務部には議事録マニュアル、法務部には稟議書契約書、管理部にはレポート報告書、など様々です。

aiTask(アイタスク)®を使えば、これらの帳票を安全に電子管理することができます。紙をスキャンして生成したデータファイルをアイタスクへアップロードするだけでクラウド上でデータベース化して保存してくれるのです。

必要なときに関係者だけが データファイル を検索・閲覧したり、ダウンロードする事ができます。

「紙での管理が煩雑….」「目当ての帳票が見つからない!」など大量にある帳票管理の悩みを解決し、効率化が実現できれば今後のスピーディーな経営立て直しの一助にもなることでしょう。

アイタスクの使い方・主な機能

使い方 - 簡単な3ステップ –

【手順1】ファイルをアイタスクへアップロード

ブラウザー上で動作するアイタスクにログインし、クラウドでデータベース管理したいファイル群をドラッグ&ドロップでアップロードします。

【手順2】データベースに保存された項目の内容をチェック

ファイルをドラッグ&ドロップするだけで、アイタスクが自動的にファイルの内容を読み込んで分析し、ファイルの管理リストに情報を追加します。自分が管理したい項目が自動で読み取られて一覧表示されます。(※事前に初期設定が必要です。)

【手順3】修正や追記があれば手動入力

読込まれた帳票画像(画面右)を見ながら、アイタスクで読込まれたファイル管理項目(画面左)の内容をチェックします。管理項目の内容に修正点があればこの画面で即入力して反映が可能です。

帳票を電子管理化することで、紙での帳票管理から開放され、非効率になっていたワークフローも、紙に印刷する必要もなくなります。

また、ファイルのイメージが保存されるので使い慣れた帳票を表示しながら、アイタスクで読込まれた情報を確認したり、アイタスクに保存したデータをいつでもダウンロードする事が可能になります。

主な機能

ファイルをアップロードするだけで必要な項目を自動取得してクラウド管理

【手順1】のように、紙をスキャニングして作成したPDFデータやjpg画像ファイルを、ブラウザー上のアイタスクにドラッグ&ドロップするだけで、そのファイルのテキストを読込んでデータベース化した管理が行えます。

【手順2】のように、OCRで読込んだファイルの情報から自分が管理したい項目を事前に指定することによって、指定した項目をアイタスクが自動で読込むようになります。(請求書であれば、ファイルの取引先名・日付・金額情報など)

また、読込まれた項目に対して修正したり編集することが可能です。検索・閲覧・ダウンロードはもちろん、読込んだ情報の一覧をCSVでエクスポートもできます。

アイタスクに読込まれたデータは、特許を取得した安全なクラウド管理システムに保存され、閲覧権限のあるメンバーへ限定したファイル共有が可能です。

帳票電子化(クラウド管理)のメリット

1.帳票管理の手間を削減

帳票を管理したい項目で自動でデータベース化。記入ミスによる修正の工数、書き損じや書き方による判読ミスを削減できる

2.ワークフローの効率化

ワークフローの一部の業務に紙を取り扱うことで生まれていた非効率を解消できる

3.情報の再利用

紙の情報だと転記するにも時間がかかり探すのにも一苦労するが、データとして保存されているのでPCで瞬時に検索できる

4.コストの削減

人件費や用紙代、印刷代など帳票作成や管理にかかる費用を削減することができる

5.セキュリティやバックアップ

気密性の高い帳票はアクセス権限をかけて保管することが可能で、データのバックアップをとることでリスク管理も同時に行える

利用シーン

アイタスクではクラウド上でデータベース管理できる帳票として、以下の3つのカテゴリーを標準搭載しています。

  • 受注(注文書)/ 売上(発行した請求書)/経費(受取り請求書)

上記以外にも、クラウドデータベースとして管理したいファイルや帳票があれば、オリジナルカテゴリーを追加して管理することができます。以下のような様々な利用シーンでご活用いただけます。

注文書・請求書をクラウド保存・共有

注文書や請求書は、事業部の現場で確認したいタイミングも多く、基幹システムや会計システムとは別で管理・使用したい場合があります。アイタスクを使えば受けっとった請求書をアップロードするだけでデータベース化した管理・呼び出しが可能です。

エントリーシートや履歴書をクラウド保存・共有

エントリーシートや募集に対する申込書、履歴書など人事のマスター情報とは別に管理したい個人情報があった場合には、アイタスクを使ってクラウド保存・管理ができ、閲覧制限をかけることができます。

マニュアルや説明書をクラウド保存・共有

機械や器機を扱う業務など、マニュアルが数多く存在している場合には、アイタスクを使ってファイルをクラウド上にデータベース化して保存します。検索して呼び出すことができます。

議事録や稟議書をクラウド保存・共有

議事録には議題や参加者、開催日などの情報があります。それらの情報をファイルの管理項目として一覧化できます。データベース化してクラウド保存すれば必要な議事録や稟議書を瞬時に見つけだせます。

報告書やレポートをクラウド保存・共有

受け取った報告書やレポートには、ファイルを管理する上でそれぞれ重要な項目があるはずです。それらの項目を自分で自由に設定したデータ管理が可能です。

設定サポート(リモート設定支援)

初期設定サポートでは、お客様がアイタスクでクラウド管理したい帳票に合わせたデータベースのカテゴリー(オリジナルカテゴリー)の構築作業や、帳票パターンに合わせた読込テンプレートの初期設定を代行させて頂きます。

ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議サービスを使い、日本全国の企業担当者様へリモートワークによる初期設定説明を行います。

安心セキュリティー

アイタスクは、文字コード分割によるデータベース管理で特許を取得したイスプリ方式を採用しています。

ご利用企業様のファイルをデータベースに保存する際、従来は平文でサーバー内に保存されてきた文字情報を、イスプリ方式では「文字コード分割保存」で保存しています。また、定期的にデータのバックアップを行う機能を標準搭載しています。

料金体系

料金表

各項目/プランエントリープランシルバープランゴールドプラン
初期費用80,000円100,000円300,000円
基本料金(月額)30,000円50,000円150,000円
利用ユーザー数10名まで20名まで30名まで
オリジナルカテゴリー〇 10まで〇 20まで〇 無制限
データ容量50GBまで100GBまで300GBまで
読取枚数月1000枚まで月2000枚まで月5000枚まで
超過枚数3円/枚3円/枚3円枚
追加100GBあたり2000円/月 2000円/月 2000円/月
追加10ユーザーあたり2000円/月 2000円/月 2000円/月
テンプレート設定代行
データバックアップ
初期費用について

初期費用は新規アカウント発行手数料、テンプレートの設定代行に関する費用です。上記の料金体系はデータバックアップの費用も含めた料金です。

サポートについて

サポートは原則、問い合わせ画面からの対応に限ります。その他のサポートをご希望の場合にはご相談ください。

個別にサービス導入支援を行うために、オンライン導入相談を実施しております。

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