クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を提供する株式会社イスプリ（本社所在地：東京都千代田区、代表取締役：水野 稔）は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
不動産業界、特に賃貸物件を取り扱っている不動産業に従事している方にとって、「契約書管理」や「更新日管理」は日々の業務の中でも大変重要ですよね。
みなさんがお勤めの不動産会社は、それらの重要で膨大なデータをどのように管理していますか？
紙？データ？あるいはその両方？さまざまな方法で管理していると思います。
ですが、そういった「契約書管理」や「更新日管理」を、それぞれ別々に行っていませんか？もしかしたら煩雑な管理が原因で、トラブルが発生した経験をお持ちかもしれません。
そこで今回は、不動産業界で働いている方を対象に、「契約書・更新日の管理方法」に関する調査を実施しました。
調査概要 ：「契約書・更新日の管理方法」に関する調査
| 調査期間 | 2020年9月11日（金）〜2020年9月13日（日） |
| 調査方法 | インターネット調査 |
| 調査人数 | n＝ 1,110人 |
| 調査対象 | 不動産業界で働いている方 |
| モニター提供元 | ゼネラルリサーチ |
取り扱いに注意が必要な、契約書管理はどうしてる？
まずは、「契約書」の管理方法について伺っていきたいと思います。
「契約書の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、
『紙の書類と一部データで管理（58.7％）』という回答が最も多く、次いで『紙の書類のみでの管理（28.5％）』『完全データ管理（12.8％）』と続きました。
IT化が加速している世の中ですが、賃貸借契約書の紙での保管が5年間義務付けられている不動産業界では、「契約書」の管理を“紙のみ”で行っているところも多いようです。
【賃貸契約の肝】更新日管理はどうしてる？
では、「更新日」の管理はどのようにしているのでしょうか？
続いて、「更新日の管理はどのように行っていますか？」と質問したところ、6割以上の方が『社内で共有のツールを使って管理（65.1％）』と回答した一方で、『担当者が個人で管理（34.4％）』と回答した方が約3人に1人と、属人的な管理を行っているところも少なくないことが分かりました。
どのようなツールを用いて管理しているのでしょうか？
「更新日の管理に使っているツールを教えてください」と質問したところ、
『Google カレンダー（27.3％）』という回答が最も多く、次いで『Excel（27.0％）』『自社の管理システム（24.8％）』『Google スプレッドシート（16.1％）』『サードパーティー製の管理システム（3.7％）』と続きました。
『Google カレンダー』や『Excel』といった、どなたでも簡単に使えるツールを用いて更新日管理を行っているところが多いようです。
管理不足はトラブルの温床！？
「契約書」「更新日」それぞれの管理方法が分かりました。
紙での管理や属人的な管理を行っている方も多いようですが、それ故に担当者以外の方は分からない…なんて状況も大いに考えられるので、管理不足感も否めませんよね。
実際に、管理不足によってトラブルなどは起きているのでしょうか？
そこで、「管理不足が原因でトラブルが発生したことはありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（54.0％）』と回答しました。
やはり、属人的な管理はトラブルの温床となる可能性があることが見えてきました。
【自由回答】管理不足によるトラブル
- 顧客情報が共有できていなかった（20代／女性／東京都）
- どの書類がどこにあるのか分からなくなった（30代／女性／埼玉県）
- 更新のお知らせの出し忘れ（40代／女性／千葉県）
- 更新日の60日前になっても顧客に更新意思の確認ができずに、当該物件のダブルブッキングを引き起こしそうになった（40代／男性／北海道）
- 契約の更新手続きがなされずに、そのまま継続されていた（50代／男性／群馬県）
などの回答が寄せられました。
更新日の確認漏れなどは、物件のオーナー様や入居者様にも迷惑をかけてしまう重大なトラブルと言えますが、予想以上に身近なところで起こっているようです。
管理業務引き継ぎの際に困ることとは？
管理不足によるトラブルも少なくないことが分かりましたが、例えば属人的な管理の場合、担当者が変わった際の引き継ぎなども、スムーズに行えない可能性があります。
実際に、どういったことに困ってしまうのでしょうか？
そこで、「担当者変更の際、引き継ぎで困ることを教えてください」と質問したところ、
『属人的な管理のため引き継ぎに時間がかかる（44.7％）』という回答が最も多く、次いで『書類やデータの保存先が分からない（29.8％）』『すべての契約書の内容まで引き継ぎができない（22.9％）』と続きました。
やはり、属人的な管理方法では引き継ぎが上手くいかず、困ってしまうケースが多いようです。
【自由回答】引き継ぎの際に苦労したこと
- 保存データが多すぎて整理できない（20代／女性／東京都）
- 急な変更の際、情報の共有が難しかったことです（30代／男性／埼玉県）
- 引継ぎ資料を作成するのが手間（40代／男性／神奈川県）
- 賃貸は全てを把握していないといけないので、その1つ1つ細かなことを引き継ぎするのはとても時間がかかり、手間にもなる（40代／女性／愛知県）
- 確認したことと書面に記載されていることが異なる時（50代／男性／千葉県）
などの回答が寄せられました。顧客情報などの膨大なデータを引き継ぐことは、非常に困難な様子が伺えます。
個人情報の管理で困ることとは？
担当者変更の際の苦労が分かりました。
契約書などの重要書類には、当然ながら個人情報が含まれていますが、個人情報の管理で困った経験はあるのでしょうか？
そこで、「個人情報の管理で困った経験はありますか？」と質問したところ、半数以上の方が『はい（51.7％）』と回答しました。
重要な機密情報である個人情報の管理はやはり大変なようです。
どのようなことに困ってしまったのでしょうか？詳しく聞いてみました。
【自由回答】個人情報管理で困ったこと
- セキュリティの問題（20代／女性／兵庫県）
- 上司の危機意識が薄く不特定多数が閲覧できる状態になっていることです（30代／女性／千葉県）
- 流出しないように気をつけてはいるが、その対策が万全なのか疑問に思う（30代／女性／神奈川県）
- データを一元管理できていない（40代／女性／大阪府）
- ペーパー管理での流出（50代／男性／福岡県）
などの回答が寄せられました。
セキュリティ面に不安を覚えながら個人情報を管理している方は予想以上に多い実態が浮き彫りとなりました。
万が一にも情報漏洩といったトラブルが起きないよう、セキュリティ面の強化が急務と言えそうです。
データで一元管理できれば業務効率も上がる！？
個人情報の管理に対する苦労が見えてきました。
前の質問の回答にもありましたが、データを一元管理できていないというところも少なくないようです。
そういったデータを一元管理できれば、業務効率の面でもメリットがあると思いませんか？
そこで、「契約書管理や更新日管理の一元データ管理ができれば業務効率が上がりますか？」と質問したところ、実に8割近くの方が『はい（77.0％）』と回答しました。
やはり、データの一元管理ができれば、業務効率向上にも繋がるとお考えの方が多いようです。
セキュリティ面の強化、万が一のトラブルのリスク低減を考慮すると、紙での管理や属人的な管理から脱却し、一元管理のできるデータ管理を行う必要があると言えそうです。
セキュリティーを担保しつつ、データの一元管理をする為に
今回の調査で、不動産業界に身を置く方の「契約書管理」と「更新日管理」の現状が分かりました。
宅地建物取引業法によって賃貸借契約書は紙での保管が5年間義務付けられていることもあり、「契約書管理」は紙のみで行っているという会社も少なくないようです。
また、「更新日管理」はGoogle カレンダーやExcelなどのツールで管理しているという方が多い結果となりました。
ただ、属人的な管理方法はさまざまなリスクも高まってしまいます。
実際に、管理不足が原因でトラブルが発生したという方も少なからずいらっしゃいました。
重要な個人情報が含まれているものですから、万が一のことが起こってしまう前に、紙ベースからデータでの管理へと移行するなど、今一度管理方法を見直す必要がありそうです。
セキュリティ面が強化されると同時に、業務の効率化も図れるシステムが、これからは必須の条件となるでしょう。
クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を導入しませんか？
- 「膨大な契約書管理が大変！」
- 「更新日管理を効率化したい！」
- 「情報管理のセキュリティを強化したい！」
賃貸管理を伴う不動産業界の方にオススメなのが、株式会社イスプリのクラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」です。
「aiTask（アイタスク）」は、紙をスキャンして生成したデータファイルをアップロードするだけで、クラウド上でデータベース化して保存します。
必要な時に関係者だけがデータファイルを検索・閲覧、ダウンロード可能。
そのため、
「紙での契約書管理が煩雑…」
「目当ての契約書が見つからない！」
など、膨大な契約書管理の悩みを解決し、効率化が図れます。
aiTask（アイタスク）の3つの機能
- OCR（文字認識）機能によりPDF・画像をテキストデータ化
- 一覧・検索表示により自由にデータベース化が可能
- 高機密保存によりテキストをデータベース内で文字コードで変換しクラウド保存
閲覧権限のあるメンバーへ限定したファイル共有が可能で、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。
契約書の文面からaiTask（アイタスク）に読み込まれたデータは、文字コード分割によるデータベース管理で特許を取得したイスプリ方式で保存されます。
～イスプリ方式とは～
個人情報などのテキスト情報を、文字コードに変換してから複数の場所に分割して保管するという方法です。
これにより、データベースの1つがハッキングや盗難に遭っても、データとしては意味をなさない状態で保存されているため、情報漏洩を防ぐことが可能となります。
株式会社イスプリは、この「文字コード分割データ管理システム」の方法で特許を取得。現在は、イスプリ方式の保存方法を「文字コード分割保存」と呼び、国内・海外での特許を取得しています。
不動産業界向けのパッケージプランをご用意
「契約書」「更新期日」を管理する必要がある不動産会社様を対象にした「不動産業界向けのパッケージプラン」をご用意しております。
aiTask（アイタスク）の機能に更新期日のアラート機能が追加されているので、機会損失という事態を未然に防ぐことができます。
無料お試し3ヶ月プランをご用意！
不動産業を営んでいる企業様を対象に、不動産向けのパッケージを初期費用0円・月額を3ヶ月無料でご提供させていただきます。（100社様限定）
■申込受付期間：2020年9月24日（木）～2020年12月25日（金）
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