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賃貸借契約書をOCRで電子ファイル化するだけでなく更新期限の管理も行う

賃貸借契約書はどのように管理・保管していますか?

賃貸借契約書は直筆のサインや押印があり紙ベースで管理されていることが多いと思います。1、2年先にやってくる更新期限に関して別のソフトやエクセルなどで管理されていませんか?

契約期間が物件により様々であり、更新の時期も契約によって半年前だったり3か月前だったり、管理が煩雑になりがちです。

そこで今回はアイタスクを使った賃貸借契約書の管理方法とメリットについてご案内致します。

アイタスクを使った管理方法

①読込:スキャンした賃貸借契約書をアイタスクにドロップ

まずアイタスクの「賃貸借契約書」カテゴリー内にファイルをドロップします。

(読込画像イメージ)

②正しく読み込まれたか内容を確認

ご自身で指定した管理項目(契約日・契約相手先・住所など)のテキストが自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。各レコードの編集ボタンをクリックすれば、今データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。

読込んだ画像が右側に、指定した項目が左側に表示されます。

下の図は左側の拡大画像となります。更新確認月は契約書内に記載がありませんので手入力します。

以上でデータ管理の為の作業は完了しました。

③毎月の契約更新管理方法

次に実際に更新管理する方法についてご説明いたします。

賃貸借契約書カテゴリーの中に検索ボタンがあります。

そこで確認したい年月を入力して検索します。

先ほど入力したデータの期日は2022年2月でしたので、検索項目で更新年月(西暦年月)を選択し検索検索項目として”2022年2月”を入力して”検索を実行”します。該当する物件が一覧として表示されます。

この方法により、賃貸借契約書の期日管理を簡単に行う事ができます。

メリット・利便性

自分が管理したい項目で表示

賃貸借契約書のデータをパソコン上で管理するとき、保存したファイルをどうやって見つけていますか?

Windowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などです。フォルダを探して、ファイル名を見て、ファイルを開いてから該当する 賃貸借契約書 を見つけるのは非効率です。

アイタスクならファイルを自動でデータベース化することができます。「自分が表示させたい管理項目」で 賃貸借契約書 を一覧表示させてから開くことが可能です。

業務・作業の時間を短縮

賃貸借契約書 をスキャンしてPDF化した後、そのファイルが何であるか「ファイル名」を変えて管理していたりしませんか?

アイタスクで管理すれば「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化し共有できます。一覧表示や検索による抽出が可能です。

また、受け取った情報を手作業で一覧化していませんか?その入力作業の時間を大幅に圧縮できます。

アイタスクを活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えます。人の作業は「チェックと訂正」に集中することが可能です。読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すことが可能です。

鍵付きで閲覧

アイタスクで情報を管理するカテゴリーに対し、閲覧できるユーザーを選んでデータ共有が可能です。例えば「事業責任者と経理だけ閲覧できる」といったような使い方ができます。

基幹システムと区別してデータ管理

クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、特定の人のみ操作できるように制限する必要ががほとんどです。

在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。

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