【活用事例】不動産:賃貸借契約書の更新期限管理

賃貸借契約書をOCRで電子ファイル化するだけでなく更新期限の管理も行う

賃貸借契約書はどのように管理・保管していますか?

賃貸借契約書は直筆のサインや押印があり紙ベースで管理されていることが多いと思います。1、2年先にやってくる更新期限に関して別のソフトやエクセルなどで管理されていませんか?

契約期間が物件により様々であり、更新の時期も契約によって半年前だったり3か月前だったり、管理が煩雑になりがちです。

そこで今回はアイタスクを使った賃貸借契約書の管理方法とメリットについてご案内致します。

アイタスクを使った管理方法

(1) 読込:スキャンした賃貸借契約書をアイタスクにドロップ

ファイルをアイタスクへアップロード

まずアイタスクの「賃貸借契約書」カテゴリー内にファイルをドロップします。賃貸借契約書のフォームごとに、自動で読込む項目を設定しておきます。

(読込画像イメージ)

※様々な契約書の書式に対応いたします。それぞれの書式に連動したテンプレートを設定をすることで書式の自動判別&読み込みが可能。契約書のページ数が10枚以上の場合もご相談ください。

(2) 正しく読み込まれたか内容を確認

ご自身で指定した管理項目(契約日・契約相手先・住所など)のテキストが自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。各レコードの編集ボタンをクリックすれば、今データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。

読込んだ画像が右側に、指定した項目が左側に表示されます。(自動で読込み)

下の図は左側の拡大画像となります。更新確認月は契約書内に記載がありませんので手入力します。

以上でデータ管理の為の作業は完了しました。

(3) 毎月の契約更新管理方法(アラート期日の設定)

次に、実際に契約更新を管理する方法についてご説明いたします。契約更新をすべき時期を知らせる「アラート期日」を設定します。

アラート期日を設定したいレコードをクリックしてください。上記のような操作ボタンが表示されます。右側にあるベルマークをクリックします。

カレンダーをクリックしてアラート期日(年・月・日・時間)を設定します。

先ほど入力した更新確認月は2022年2月でしたので、カレンダーを操作して2020年2月1日を選びます。

これでアラート期日の設定は完了です。アラート表示の期日が設定されていると、レコードの背景色が黄色になります。(期日が到来していない場合)

(4) 期日が到来したらホームでお知らせ

ログイン後のトップページで、期日をすぎた物件のアラートが表示されるようになります。アラートをクリックすると、カテゴリーの一覧表示や個々のファイルにジャンプします。

アラート期日を過ぎている場合、一覧表示をしている時のレコードの背景色が赤くなっています。

(5) 顧客対応が完了したらアラートを解除

更新確認の連絡をして顧客対応が完了し、アラートを解除する操作方法も簡単です。解除したいレコードのベルマークを1クリックするだけで解除できます。

この方法により、賃貸借契約書の期日管理を簡単に行う事ができます。契約更新の連絡を忘れないように、アラート期日の設定をぜひご活用ください。

メリット・利便性

自分が管理したい項目で表示

賃貸借契約書のデータをパソコン上で管理するとき、保存したファイルをどうやって見つけていますか?

Windowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などです。フォルダを探して、ファイル名を見て、ファイルを開いてから該当する 賃貸借契約書 を見つけるのは非効率です。

アイタスクならファイルを自動でデータベース化することができます。「自分が表示させたい管理項目」で 賃貸借契約書 を一覧表示させてから開くことが可能です。

業務・作業の時間を短縮

賃貸借契約書 をスキャンしてPDF化した後、そのファイルが何であるか「ファイル名」を変えて管理していたりしませんか?

アイタスクで管理すれば「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化し共有できます。一覧表示や検索による抽出が可能です。

また、受け取った情報を手作業で一覧化していませんか?その入力作業の時間を大幅に圧縮できます。

アイタスクを活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えます。人の作業は「チェックと訂正」に集中することが可能です。読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すことが可能です。

鍵付きで閲覧

アイタスクで情報を管理するカテゴリーに対し、閲覧できるユーザーを選んでデータ共有が可能です。例えば「事業責任者と経理だけ閲覧できる」といったような使い方ができます。

基幹システムと区別してデータ管理

クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、特定の人のみ操作できるように制限する必要ががほとんどです。

在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。

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