リモートワークに必要なファイルを『アイタスク』でデータベース化
ファイルの保存方法と機能
ファイル保存方法は大まかに以下の２通りに分類可能です。
■ファイルを保存したり共有する
ファイルをクラウドで管理するツールとしてBoxやドロップボックス、Googleドライブなどがあり、既にご利用の方もいらっしゃると思います。
こちらのタイプは基本的にファイルをそのまま保存し、場合によっては他の人と共有する機能をもっています。
■ファイルをデータベース化する
DX SuiteやAIスキャンロボ、スマートOCRなどは、OCR機能を使ってファイルをデータ化、データベース化します。
データベース化する事によりファイル管理のみでは苦手としていた
事が簡単に出来ます。
ただ、全てのデータをデータベース化する必要はありません。
どの業務のどの書類をデータベース化するのか、あるいは普通に保存するのか整理する事で業務の効率を高める事が可能です。
アイタスクは、ファイルの保存に加えデータベース化の両方の機能を備えております。
これにより複数のプラットフォームにログインする事無く、ファイル管理をスムーズに行う事が可能となります。
ファイルのデータベース化のメリット
アイタスクによってデータ化するメリットについてご紹介します。
・アイタスクのOCR機能により、パソコンへの入力手間を省き、簡単な操作でデータベース化が可能です。
・アイタスクでは、書類毎にテンプレートを設定しますが、その際に自由に項目を追加・設定できます。これにより、メモを追記したり期日管理用の日時を追加する事が出来、大変便利です。
・読み込まれた書類は、そのイメージ画像と分析したテキストが並べて表示され、確認が容易に出来ます。
