書類

書類の電子化のメリットは?

増えていく一方の紙書類に悩んでいる企業は少なくありません。 大量に保有する紙書類を効率的に整理、保管出来る方法として注目されている書類の電子化。 まだまだ、存在は知っているけれども実現出来ていない企業は多いと思います。 今回は、書類を電子化するメリットをまとめてみました。

書類の電子化のメリット

書類には契約書や各種伝票など様々な書類があります。これらを電子化することにより、次のようなメリットがあります。

情報共有が簡単になる

従来のアナログ管理の場合、情報共有の仕方として紙に印刷して回覧したり配布するような方法があります。例えば、100人に紙文書の情報を共有するためには、印刷する手間、書類を運ぶ手間、回覧対象の人々へ配布する手間がかかります。

同じ情報でも電子化(Word、Excel、PDFなど)してクラウド管理しておくと、配布対象の方々に電子文書をメールで送信したり、ダウンロードできるURLを送付して簡単に情報を共有することができます。

検索して探せる・見つけやすい

紙文書の場合、書庫やデスクの引き出しにある膨大な書類の中から必要な書類を探し出すのは大変です。一方、紙文書が電子データとして保管されていると、検索機能を使ってすぐに目的の文書を探し出す事が可能になります。

アクセス性が向上する

紙文書の資料を書庫やデスクに保管している場合、外出先からは資料を確認することができません。電子化した文書なら、出張先や外出先でもパソコンやスマートフォンを使って目的の資料を確認することができます。

保管スペース・保管コストの削減

文書を紙で保管する場合、各文書を保管しなければならない期間中は、物理的な保管スペースを確保する必要があります。デスクの引き出し・書庫・キャビネットのような備品を購入するコストや、累積していく書類をファイルにまとめる作業にも時間と労力がかかります。

電子管理の場合、データの容量に応じた保管コストはかかるものの、物理的な保管スペースが大幅に削減できます。削減された保管スペースを別のことに使うことが可能となり、オフィスのスペースを有効に使うことができます。

印刷コストの削減

文書を印刷して保存する場合、用紙代・インク代をはじめ、コピー機を使っている場合にはカウンター料金など、印刷枚数に応じた費用が発生します。

電子保存なら、印刷に伴う費用を削減することが可能になります。

紛失・劣化・情報漏洩のリスクを減らせる

紙文書を保存している場合、持ち出された書類を紛失したり、汚してしまった場合には元に戻すことは困難です。紛失や劣化を想定して複製した文書を作成・管理していれば別ですが、印刷コストや保管スペースがさらに必要になります。

電子保存の場合、クラウド管理を行うことで定期的なバックアップをとることも可能です。また、アクセス権限の管理や操作履歴を確認できるシステムを導入することで情報漏洩のリスクを減らすことができます。

まとめ

いかがでしょうか・・・?

もちろん紙を使うメリットがある状況や、紙でなければ対応できないといった状況もあると思います。紙に直接メモ書きを入れたいとか、閲覧する端末によって文書が見にくいなど、紙の方が良いという意見がでるかもしれません。

そのようなデメリットも踏まえて、電子化すべきところを選択して書類を電子管理する事で、企業として様々なメリットが見込めます。

  1. 情報共有が簡単になる
  2. 検索して探せる・見つけやすい
  3. アクセス性が向上する
  4. 保管スペース・保管コストの削減
  5. 印刷コストの削減
  6. 紛失・劣化・情報漏洩のリスクを減らせる

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