クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」を販売する、株式会社イスプリ（本社所在地：東京都千代田区、代表取締役：水野 稔）は、従業員数300名以下の企業の総務・経理・人事部に勤めている方を対象に、バックオフィス業務におけるテレワークの実態調査を実施しました。
新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、テレワークの導入を開始した企業も多いでしょう。
また、新型コロナウイルスの終息の見通しが立っていないため、日本政府も企業へ時差出勤やテレワーク勤務を推奨しています。
テレワークは、時間や場所に縛られず柔軟な働き方を可能にします。
では、中小企業で働く、総務や経理、人事といったバックオフィス業務に関わっている方は、テレワークを実施できているのでしょうか？
バックオフィス業務は、会社の書類整理やシステム管理などに関わるため、テレワークへの導入に踏み切れないといった声も少なくありません。
もしかしたら、バックオフィス業務だけが抱える、テレワークへの課題があるのかもしれません。
そこで今回、クラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）を販売する、株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）は、従業員数300名以下の企業の総務・経理・人事部に勤めている方を対象に、バックオフィス業務におけるテレワークの実態調査を実施しました。
バックオフィス業務のテレワーク導入状況が明らかに！
はじめに、バックオフィス業務のテレワークの導入状況を見ていきましょう。
「ご自身の会社のテレワーク導入状況を教えてください」と質問したところ、半数以上の方が『完全出社（52.4％）』と回答しました。
さらに『一部テレワーク（36.6％）』と回答した方を合わせると、9割近くの方が完全なテレワークではないようです。
では、なぜテレワークが完全に取り入れられていないのでしょうか？詳しく聞いてみました。
テレワークが完全に取り入れられていない理由は…？
- 郵送物の対応など会社にいないとできない業務があるから（20代／女性／総務部）
- 決済や銀行との交渉などで窓口へ行く必要があるため（40代／男性／総務部）
- 契約書や個人情報などリモートで行えない業務があるから（50代／女性／人事部）
- テレワークでできる仕事がない（50代／女性／経理部）
- 紙ベースでの決済書類が多い（50代／男性／経理部）
などの回答が寄せられました。
テレワーク導入に向けてバックオフィス業務が解決すべき課題とは？
先程の調査で、バックオフィス業務のテレワーク導入状況が明らかになりました。
では、テレワーク導入に向けて、バックオフィス業務が解決すべき課題とは何が挙げられるのでしょうか？
「テレワーク導入に向けてバックオフィス業務の課題を教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『請求書や領収書などの書類の処理（47.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『テレワークに必要なシステムの導入（44.1％）』『データや情報管理などのセキュリティ面（42.0％）』『適切な労働管理（29.9％）』『ネット環境の整備（29.4％）』『適切な人事評価（17.3％）』と続きました。
テレワークを導入するためには、旧来の「紙とハンコの文化」を解決していく必要があるのかもしれません。
また、バックオフィスがテレワークでも問題なく働けるような、システムの導入も求められているようです。
現在の文書管理は紙とデータ管理が混在していると判明！
バックオフィス業務がテレワークを導入するにあたって、書類の処理方法が鍵を握っていることが明らかになりました。
では、そのような文書管理の方法は、現在どのようにしているのでしょうか？
「現在、文書管理はどのようにしていますか？」と質問したところ、6割近くの方が『紙とデータ管理が混在している（58.4％）』と回答しました。
また、2割近くの方が『主に紙で管理している（18.7％）』と回答しています。
紙の文書管理方法を見直さない限り、バックオフィス業務の方が完全にテレワークを行うのは厳しいことが考えられます。
紙とデータ管理が混在していては、都度出社する必要もあるでしょう。
では、具体的にどのような紙の文書をデータ管理へと切り替えたいのでしょうか？
「文書管理でデータ管理に切り替えたいものを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『経理書類（50.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『社内保管文書（38.3％）』『契約書（37.8％）』『人事資料（32.1％）』『申込書など顧客からの文書（28.3％）』『履歴書（20.5％）』と続きました。
テレワーク導入に向けて文書管理は見直すべき？データ管理する際の障壁は？
先程の調査で、バックオフィス業務の文書管理方法や、データ管理したいものが明らかになりました。
では、これからテレワークが普及していくなかで、文書管理は見直していくべきなのでしょうか？
「テレワーク導入に伴い文書管理はデータ管理する必要がありますか？」と質問したところ、8割近くの方が『はい（78.9％）』と回答しました。
バックオフィス業務を行う多くの方が、文書管理をデータ管理すべきだと考えているようです。
しかし、ここまでの調査からも分かるように、現在の導入状況としては決して多いとは言えません。
では、どのような理由からデータ管理ができていないのでしょうか？
「文書をデータ管理する際に障壁となっていることを教えてください」と質問したところ、『データ化の手間（41.6％）』と回答した方が最も多く、次いで『管理方法の煩雑さ（25.3％）』『セキュリティ面での不安（19.0％）』『属人的な帳票管理（11.3％）』と続きました。
今まで紙で管理していたものを、データ化していくことへの手間であったり、セキュリティに関する不安などから、データ管理に踏みきれていないようです。
今までの紙の管理からデータ管理へと切り替える際には、簡単で誰でも使える文書管理システムが求められているのかもしれません。
機密情報の保持及び管理方法の状況が明らかに！完全にシステム管理できていない理由が判明！
バックオフィス業務が管理する文書の中には、機密情報が含まれたものもあるでしょう。
文書管理する際にも、特別注意を払って管理していく必要があります。
ここからは、そんな機密情報の保持及び管理方法に注目していきたいと思います。
まず、「現在の機密情報の保持及び管理方法の状況を教えてください」と質問したところ、4割以上の方が『全くできていない（20.2％）』『個人判断でシステムまたはサーバーで管理（20.4％）』と回答しました。
しっかりとした機密情報の保持及び管理ができていない方もいるようです。
現在も紙で保存していることから、しっかりとした保持及び管理ができていないと感じている方もいるのかもしれません。また、それらの情報を紙で管理していることもあり、テレワークに踏み切れていないことも考えられます。
機密情報の保持及び管理をシステムで管理するという方法もありますが、現状の管理方法として人によって異なっている場合も少なくないようです。
では、完全にシステム管理ができていない理由とは何が挙げられるのでしょうか？
「機密情報の保持及び管理方法が完全にシステム管理できていない理由を教えてください」と質問したところ、『顧客情報があるため（31.5％）』と回答した方が最も多く、次いで『システムが複雑でイマイチ理解できていない（25.3％）』『外部から基幹システムにアクセスさせたくない（22.3％）』『基幹システムが止まるリスクがあるため（16.6％）』と続きました。
完全にシステムへと移行できていない理由として、顧客情報が挙げられました。
顧客情報があることで、システム移行の際に情報漏えいのリスクがあることや、高レベルなセキュリティが必要となり大きなコストがかかってしまうことが考えられます。また、顧客情報があると管理項目もそれだけ多くなり、システムを構築するコストが大きくなる可能性があります。
これらの顧客情報があることで起こりうるリスクから、完全にシステム管理できていないのかもしれません。
リスクのある情報を、システムを利用したばかりに流出してしまった…なんてことは避けたいですよね。
しかし、そのような理由から、システムを使わないでおくと、別のトラブルへと繋がってしまうかもしれません。最後に、機密情報の保持及び管理方法ができずに起きたトラブルについて聞いてみました。
機密情報の保持及び管理方法ができずに起きたトラブルは？
- 他の部署の人間が誤ってデータを流出させてしまい、業務に支障が及んだ（40代／男性／総務部）
- 社内秘の情報が漏洩しそうになったことがある（40代／男性／総務部）
- 紙の情報をファックスで漏らしてしまった（50代／女性／経理部）
- 社内での機密事項も一般社員にアクセスされる（50代／男性／総務部）
機密情報をシステムで管理する祭には、システムへの理解度とセキュリティ面での確認が必須かもしれません。
【まとめ】バックオフィス業務がテレワーク可能になるためには？
今回の調査で、バックオフィス業務におけるテレワークの実態が明らかになりました。バックオフィス業務がテレワークを導入するにあたり、書類の処理やシステムが導入されていないといった課題を解決していく必要があるようです。
また、文書管理や機密情報の保持及び管理方法に関して、企業によってテレワークに合わせた管理方法が整っておらず、それがテレワーク導入に踏み切れていない理由と考えられます。
新型コロナウイルスによって働き方が変わっていくなかで、バックオフィス業務も合わせて管理体制や働き方を変えていく必要があります。
例えば、紙ベースでの文書管理や属人的な業務などをシステムで一元管理するという方法があります。
一度ご自身の会社の文書管理や機密情報の保持及び管理方法の方法を見直してみるのはいかがでしょうか？
テレワーク時代に備えて、「aiTask（アイタスク）」を取り入れませんか？
「テレワークに踏み切りたいがどのシステムが良いか分からない…」
「紙の文書管理のために出社したくない」
そんな方にオススメなのが、株式会社イスプリ（https://isplit.jp/）のクラウド型文書管理システム「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）です。
「aiTask（アイタスク）」は、紙をスキャンして生成したデータファイルをアップロードするだけでクラウド上でデータベース化して保存します。
必要なときに関係者だけがデータファイルを検索・閲覧、ダウンロード可能。
「紙での管理が煩雑…」
「目当ての文書が見つからない！」
など大量にある文書管理の悩みを解決し、効率化を目指すことができ、バックオフィス業務のテレワーク導入に役立つかもしれません。
aiTask（アイタスク）の使い方−簡単な3ステップ−
【手順1】ファイルをaiTask（アイタスク）へアップロード
ブラウザー上で動作するaiTask（アイタスク）にログインし、クラウドでデータベース管理したいファイル群をドラッグ＆ドロップでアップロードします。
【手順2】データベースに保存された項目の内容をチェック
ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、aiTask（アイタスク）が自動的にファイルの内容を読み込んで分析し、ファイルの管理リストに情報を追加します。
自分が管理したい項目が自動で読み取られて一覧表示されます。
【手順3】修正や追記があれば手動入力
読み込まれた帳票画像（画面右）を見ながら、aiTask（アイタスク）で読み込まれたファイル管理項目（画面左）の内容をチェックします。
管理項目の内容に修正点があればこの画面で即入力して反映が可能です。
紙での管理から開放され、非効率になっていたワークフローも、紙に印刷する必要もなくなります。
aiTask（アイタスク）の3つの機能
- OCR（文字認識）機能によりPDF・画像をテキストデータ化
- 一覧・検索表示により自由にデータベース化が可能
- 高機密保存によりテキストをデータベース内で文字コードで変換しクラウド保存
閲覧権限のあるメンバーへ限定したファイル共有が可能で、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。
また、aiTask（アイタスク）に読み込まれたデータは、文字コード分割によるデータベース管理で特許を取得したイスプリ方式（https://isplit.jp/about-isplit/）を採用。
イスプリとは、個人情報を文字コードに変換してから複数の場所に分割して保管するという方法です。
これにより、データベースの1つがハッキングや盗難にあっても、データとして意味をなさない状態で保存されているため、情報漏えいを防ぐことが可能となります。
株式会社イスプリはこの方法で、この方法「文字コード分割データ管理システム」で特許を取得。
現在は、イスプリ方式の保存方法を「文字コード分割保存」と呼び、海外での国際特許の取得を進めています。
詳しい情報はコチラ：https://isplit.jp/about-isplit/
安全に文字情報をクラウド保管できるサービスや、紙で保管されている報告書などを簡単にクラウド上でデータ保管することはこれからの時代、非常に重要です。
バックオフィス業務のテレワーク導入に向けて、「aiTask（アイタスク）」（https://isplit.jp/aitask/）を使って業務改善に動いてみるのはいかがでしょうか？
