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リモートワークに必要なツール

リモートワークになって困った事

新型コロナにより日本でもいよいよリモートワークへの移行が本格化してきました。しかし実際にリモートワークの検討を始めたお客様からは、問題点や課題などの多くの声が聞こえてきます。

株式会社月刊総務が2020年6月に行ったアンケート調査によると、緊急事態宣言中に「完全にリモートワークだった」総務はたった1.6%だったそうです。

では、なぜ総務部の社員のほとんどが出社しなければならなかったのでしょうか・・・? 興味深い調査データがありましたのでご紹介させて頂きます。

日本で唯一の総務専門誌『月刊総務』を発行する株式会社月刊総務(所在地:東京都千代田区、代表取締役:豊田健一)は、全国の総務担当者320名を対象に、「総務のリモートワークの実態」に関する調査を実施いたしました。

緊急事態宣言中のリモートワーク期間に総務が出社した理由を尋ねたところ、「郵便物の対応」が79.7%で最多、次いで「契約書等の押印」が60.3%、「代表電話の対応」が49.8%の順となりました。(n=315)


・郵便物の対応:79.7%
・契約書等の押印:60.3%

・代表電話の対応:49.8%
・オフィス環境整備:48.6%
・備品管理:35.9%
・入社・退社に関わる対応:27.9%
・来客対応:24.4%
・施錠管理:22.9%
・その他:23.8%


引用元  https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000060066.html

これらの出社理由を見てみると、リモートワークを進めるためにはステップが必要なことがわかります。総務部はまずリモートワークの環境を整備しなければなりません。

実際、リモートワークの導入により総務担当者にとって増えた仕事とは何なのか、調査した結果がこちらです。

リモートワークの導入によって総務の仕事は増えたか尋ねたところ、42.8%が「はい」と回答しました。増えた仕事の内容については、PCやwifiの手配をはじめとする社員のリモートワーク環境整備に関連する業務が多く挙げられました。(n=320)

<増えた仕事の内容について教えてください。/自由回答・一部抜粋>

・社員のwifi・テレワークPCの手配
・全社員へのスマホ支給対応
・リモートワークの規程、制度の整備
・人が少ない分電話や来客の応対が増えた
・郵便物などをPDFで自宅の社員に共有する作業が増えた
・助成金の申請など
・勤怠管理の細密化(主勤務場所、健康状態)
・書類のPDF化
・衛生関係業務(マスクの配布、アルコール消毒液の補充等)

引用元: https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000060066.html

このようにリモートワークが企業に浸透するまでの間、総務の仕事は増える傾向にあることが分かります。企業としては適切なITツールを導入し、総務の業務負担を軽減していく必要がありそうです。

では、どのようなITツールの導入が望まれているのでしょう?
そのアンケート結果がこちらです。

総務がリモートワークをするために会社に導入してほしいITツールについて尋ねたところ、「電子契約」が61.3%で最多、次いで「電子決裁(稟議申請、経費精算等)」が43.8%となりました。

・電子契約:61.3%
・電子決裁(稟議申請、経費精算等):43.8%

・電話転送:26.3%
・仮想オフィス:21.9%
・人事管理(採用、評価、タレントマネジメント等):16.9%
オンラインストレージ:16.9%
・勤怠・労務管理:16.6%
・ビデオ会議:15.3%
ビジネスチャット:14.7%
・ウェビナー:7.5%
・その他:5.0%

引用元  https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000060066.html

電子契約が導入してほしいITツールのTOPになっていますね。

既に日本でリリースされている電子契約のサービスには、ドキュサイン、クラウドサイン、Adobe Sign、BtoBプラットフォーム 契約書、リーテックスデジタル契約、NINJA SIGN、GMO電子印鑑Agree、WAN-Signなどがあります。

電子契約の導入の難しいところは、相手があることです。相手が同様のITツールを使った契約の成立に同調しなければならず、電子契約サービスを導入しても業務フローが完全に電子契約に移行するまでには時間がかかります。

また、過去の契約書については紙の状態で書庫に保管されていることが多いのです。

リモートワークで困った事あるある

・会社のサーバがオンプレミスで、自宅からアクセス可能な環境がない。


・同時感染を防ぐためにグループ分けして出社日を区切ったものの、出社しないと閲覧できない契約書などがあり、やむおえず出社を認めた。

株式会社イスプリ(当社)が提供する『アイタスク』は、上記のITツールの中ではオンラインストレージが近いサービスです。ただ、厳密には違いがあります。

例えば、オンラインストレージは契約書などをスキャンしたPDFファイルをクラウドに保存できるサービスです。一方『アイタスク』は、クラウド上でPDFファイルデータベース化して管理・共有するサービスです。

アイタスクなら電子契約に移行するまでの間、社内の契約書をクラウド上でデータベース化することによって、リモートワークでも契約書を検索・閲覧することが可能になります。設定によって契約更新月の管理が楽になります。

総務部の方にとって有効なITツールになると思いますのでぜひ『アイタスク』をご検討ください。詳しくは、アイタスクのサービス案内ページをご覧ください。

新型コロナの第2波に備えたテレワーク対策

テレワークに必要なツールはお揃いですか?

出勤しなければならない大きな理由の1つは書類です。多くの書類が紙のままファイルや書庫にあり、在宅では確認できない状況になっていませんか?

紙ベースのワークフローの問題点について:出社しないと書類を参照出来ない

テレワークに必要なツールをご提供致します。

私たちのサービスがご提供できるのは、紙をスキャンしたPDFファイルを簡単にクラウド上でデータベース化していくことです。簡単・安全に情報を管理できるようになります。

アイタスクのワークフローにより実現可能な事:出社しなくても必要な情報を参照可能です
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