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【活用事例】派遣登録カード:エントリーシート

派遣登録カード(エントリーシート)をクラウドに保存・データベース化したい時

受け取った派遣登録カードはどのように保管していますか?

紙面で管理している場合はバインダーにまとめて書庫に保管、に加え派遣登録カードの内容を管理ソフトに手入力していませんか?

派遣登録カードには、住所、氏名、年齢、電話番号など保護されるべき個人情報が多く含まれています。

これらの紙面やファイルが増えてくると、年月ごと・希望職種ごとなどフォルダを分けて管理することになり、特定の情報を探す時の作業も煩雑になりがちです。

そこで今回はアイタスクを使った派遣登録カードのデータベース化(クラウド管理)の仕方とメリットについてご案内します。

アイタスクを使った管理方法

①読込:スキャン した派遣登録カードをアイタスクにドロップ

アイタスクの「派遣登録カード」カテゴリー内にドロップしてみましょう。

(読込画像イメージ)

派遣登録カードのイメージ画像

②確認:正しく読み込まれたか内容を確認

ご自身で指定した管理項目(氏名・年齢・住所など)のテキストが自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。各レコード(下図の赤枠の部分)をクリックすれば、今データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。

③編集:修正点があれば即反映

【注1】事前にテンプレートを作成しておく必要があります。

【注2】囲み枠(〇など)は現在読み込まれません。

この確認画面では、読込んだ派遣登録カードの画像(右側)と読込まれた管理項目のテキスト(左側)が表示されています。内容を確認し、項目に修正点があれば手入力で修正して保存が可能です。

メリット・利便性

自分が管理したい項目で表示

派遣登録カードのデータをパソコン上で管理するとき、保存したファイルをどうやって見つけていますか?

Windowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などです。フォルダを探して、ファイル名を見て、ファイルを開いてから該当する派遣登録カードを見つけるのは非効率です。

アイタスクならファイルを自動でデータベース化することができます。「自分が表示させたい管理項目」で派遣登録カードを一覧表示させてから開くことが可能です。

業務・作業の時間を短縮

派遣登録カードをスキャンしてPDF化した後、そのファイルが何であるか「ファイル名」を変えて管理していたりしませんか?

アイタスクで管理すれば「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化し共有できます。一覧表示や検索による抽出が可能です。

また、受け取った情報を手作業で一覧化していませんか?その入力作業の時間を大幅に圧縮できます。

アイタスクを活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えます。人の作業は「チェックと訂正」に集中することが可能です。読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すことが可能です。

鍵付きで閲覧

アイタスクで情報を管理するカテゴリーに対し、閲覧できるユーザーを選んでデータ共有が可能です。例えば「事業責任者と経理だけ閲覧できる」といったような使い方ができます。

基幹システムと区別してデータ管理

クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、特定の人のみ操作できるように制限する必要ががほとんどです。

在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。

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