派遣登録カード（エントリーシート）をクラウドに保存・データベース化したい時
受け取った派遣登録カードはどのように保管していますか？
紙面で管理している場合はバインダーにまとめて書庫に保管、に加え派遣登録カードの内容を管理ソフトに手入力していませんか？
派遣登録カードには、住所、氏名、年齢、電話番号など保護されるべき個人情報が多く含まれています。
これらの紙面やファイルが増えてくると、年月ごと・希望職種ごとなどフォルダを分けて管理することになり、特定の情報を探す時の作業も煩雑になりがちです。
そこで今回はアイタスクを使った派遣登録カードのデータベース化（クラウド管理）の仕方とメリットについてご案内します。
アイタスクを使った管理方法
①読込：スキャン した派遣登録カードをアイタスクにドロップ
アイタスクの「派遣登録カード」カテゴリー内にドロップしてみましょう。
（読込画像イメージ）
②確認：正しく読み込まれたか内容を確認
ご自身で指定した管理項目（氏名・年齢・住所など）のテキストが自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。各レコード（下図の赤枠の部分）をクリックすれば、今データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。
③編集：修正点があれば即反映
【注１】事前にテンプレートを作成しておく必要があります。
【注２】囲み枠（〇など）は現在読み込まれません。
この確認画面では、読込んだ派遣登録カードの画像（右側）と読込まれた管理項目のテキスト（左側）が表示されています。内容を確認し、項目に修正点があれば手入力で修正して保存が可能です。
メリット・利便性
自分が管理したい項目で表示
派遣登録カードのデータをパソコン上で管理するとき、保存したファイルをどうやって見つけていますか？
Windowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などです。フォルダを探して、ファイル名を見て、ファイルを開いてから該当する派遣登録カードを見つけるのは非効率です。
アイタスクならファイルを自動でデータベース化することができます。「自分が表示させたい管理項目」で派遣登録カードを一覧表示させてから開くことが可能です。
業務・作業の時間を短縮
派遣登録カードをスキャンしてPDF化した後、そのファイルが何であるか「ファイル名」を変えて管理していたりしませんか？
アイタスクで管理すれば「氏名」「住所」などの内容を管理したい項目でデータベース化し共有できます。一覧表示や検索による抽出が可能です。
また、受け取った情報を手作業で一覧化していませんか？その入力作業の時間を大幅に圧縮できます。
アイタスクを活用すれば、PDFや画像などに含まれる文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えます。人の作業は「チェックと訂正」に集中することが可能です。読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すことが可能です。
鍵付きで閲覧
アイタスクで情報を管理するカテゴリーに対し、閲覧できるユーザーを選んでデータ共有が可能です。例えば「事業責任者と経理だけ閲覧できる」といったような使い方ができます。
基幹システムと区別してデータ管理
クラウド上でデータを管理・利用している企業も増加していると思いますが、特定の人のみ操作できるように制限する必要ががほとんどです。
在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。
