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請求書のクラウド保存と管理

【活用事例】受け取った請求書を自動読込

請求書をクラウド保存・データベース化したい時

発行した請求書や受け取った請求書はどのように保管していますか?

紙面で管理している場合は決算期間でバインダーにまとめて書庫に保管したり、データで管理している場合は経理担当がフォルダにまとめていたり、様々だと思います。

これらの紙面やファイルが増えてくると、年月ごと・顧客ごとなどフォルダを分けて管理することになり、特定の請求書を探す時の作業も煩雑になりがちです。

そこで、簡単な手順で請求書をデータベース化する方法をご紹介いたします。

アイタスクを使った管理方法

①読込:スキャン した請求書をアイタスクにドロップ

下の画像のような請求書ファイルをアイタスクの「請求書カテゴリー」内にドロップしてみましょう。

(読込画像イメージ)

(ファイル形式はpdf、jpg、gif、pngに対応しています)

②確認:正しく読み込まれたか内容を確認

ご自身で指定した管理項目(請求元・発行日・請求先など)のテキストが自動で読み込まれ、データベースの管理項目に表示されます。各レコード(下図の赤枠の部分)をクリックすれば、今データベースに読み込んだファイルの内容が表示されます。

(読込後のイメージ)

【注】事前にテンプレートを作成しておく必要があります。

③編集:修正点があれば即反映

この確認画面では、読込んだ請求書の画像(右側)と読込まれた管理項目のテキスト(左側)が表示されています。内容を確認し、項目に修正点があれば手入力で修正して保存が可能です。

メリット・利便性

自分が管理したい項目で表示

請求書のデータは、取引先に送ったり取引先から受け取るものです。それをパソコン上で管理するとき、保存したファイルをどうやって見つけていますか?

Windowsのフォルダ内に一覧表示されるのは、ファイル名・更新日・データサイズ・データ形式などです。フォルダを探して、ファイル名を見て、ファイルを開いてから該当する請求書を見つけるのは非効率。

アイタスクならファイルを自動でデータベース化することができます。「自分が表示させたい管理項目」で請求書を一覧表示させてから開くことが可能です。

業務・作業の時間を短縮

請求書をスキャンしてPDF化した後、その請求書のファイルが何であるか「ファイル名」を変えて管理していたりしませんか?

アイタスクで管理すれば「顧客名」「発行日」など請求書の内容を管理したい項目でデータベース化し共有できます。一覧表示や検索による抽出が可能です。

また、受け取った請求書の情報を手作業で一覧化していませんか?その入力作業の時間を大幅に圧縮できます。

アイタスクを活用すれば、請求書(PDF)の文字情報をOCR機能でテキスト化し、自動でデータベース管理を行えます。人の作業は「チェックと訂正」に集中することが可能です。読み込んだ一覧データはCSVで吐き出すことが可能です。

鍵付きで閲覧

アイタスクで請求書を管理するカテゴリーに対し、閲覧できるユーザーを選んでデータ共有が可能です。例えば「事業責任者と経理だけ閲覧できる」といったような使い方ができます。

基幹システムと区別してデータ管理

クラウド会計ソフトなどを利用している企業も増加していると思いますが、経理の基幹業務システムは特定の人のみ操作できるように制限している場合がほとんどです。

在宅勤務やリモートワークの急増にともない、請求データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、請求情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。

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