新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務・テレワークを推進する企業が増えています。経営陣や従業員の仕事場が離れた環境で業務を行う機会が増えるかもしれません。
そのような環境下で仕事の効率アップを考え、簡単にファイルを共有・アクセスできるクラウドストレージの導入を検討しているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドストレージの導入を検討されている方に知っておくべきメリットとデメリットを解説したいと思います。
クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは？
クラウドストレージとは、ファイルやデータなどを保存するためにインターネット上に用意された保存領域のことです。サービス利用者は、割り当てられた保存領域にインターネット経由でデータを保存したり、共有することができます。「オンラインストレージ」や「ファイル・ホスティング」とも呼ばれています。
そもそも「ストレージ」は、パソコンなどのデータを保管しておくための補助記憶装置のことです。例えば、スマートフォンには内部保存領域（内部ストレージ）と外部保存領域（SDカード等）があります。ユーザーはこれらのストレージを用途に応じて選択したり、拡張することができるようになっています。
これらの記憶装置「ストレージ」が「クラウド」にある、つまりオンライン上に用意されている記憶装置がクラウドストレージなのです。
クラウドストレージを利用する事で、今まではUSBメモリやディスク媒体に保存して相手に渡していた様なデータも、相手に会う事無く共有できます。特定の端末からでなくてもオンライン環境さえあれば、どの端末からでも利用が可能となります。
このようなクラウドストレージの導入メリットについて整理して考えてみましょう。
クラウドストレージのメリット
場所、端末が限定されない
クラウドストレージに保存したデータはオンライン環境さえあればどの端末からでも利用可能です。パソコン内部や自社サーバーに保存されたデータは、特定の端末、限られた環境でしか利用できませんが、どこにでもオンライン環境がある昨今ではほとんど気にせず利用出来る点は大きなメリットとなります。
権限を与えた相手と共有できる
クラウドストレージで保存したファイルは、権限を与えた複数の人と共有可能です。 保存した端末や特定の環境が無ければデータを共有することが出来なくて不便に思った事はありませんか？クラウドストレージではオンライン環境があれば、相手と同じデータを共有する事が出来ます。
容量を拡張できる
パソコンの保存領域や自社サーバーでは使用できる容量に限りがあり、容量が不足すると新しくHDDの購入やサーバーの増設が必要となり、時にはサーバーを入れ替える必要も発生するため、費用や手間がかかります。
クラウドストレージでは簡単に容量を追加出来るため、容量が不足してきたとしても簡単な申請をすることで容量を増やす事ができます。
気軽に導入できる
自社サーバーを導入する場合、セキュリティ面や各種設定などを行う必要があります。その為、かかる費用や投下時間のコストが大きくなります。
クラウドストレージでは、オンライン上に既にあるストレージに保存していくためアカウントが発行されたらすぐに利用が可能となります。個人向けのサービスや、セキュリティの高い企業向けのサービスなど、 用途に合わせてサービスを選択することが可能です。 自社でサーバーを用意するのと比べると低コストで利用出来る場合がほとんどです。
常に最新バージョンが提供される
クラウドストレージの保守、運用はサービスを提供している会社が行う為、ほぼ自動的に最新バージョンに更新されます。ユーザーはサービス提供会社が導入した最新のバージョンを利用する事が可能です。
自社サーバーの場合、最新の機能を導入しようとすると追加投資が必要となります。会社の予算にもよりますが、クラウドストレージのように頻繁なアップデートは難しいといえるでしょう。
設備管理、メンテナンスが不要
自社でサーバーを用意した場合、管理やメンテナンスを行う必要があり、多くの人材と時間が必要となります。 クラウドストレージでは提供会社に全て任せられる為、他の業務に効率的に人材を配置する事が可能となります。
災害等に対するリスク回避できる
自社サーバーの置いてある建物が地震や火災・水害などの災害に合った場合、サーバーが損傷してオリジナルデータとバックアップデータの両方が使えなくなる可能性があります。外部にデータを保存することでリスク回避する事が可能です。また、定期的なバックアップを提供会社が行っている為、手動でバックアップを取る必要が無くなります。
クラウドストレージのデメリット
一方で、クラウドストレージにはデメリットもあります。導入を検討する上で、メリットだけでなくデメリットについて理解することも大切です。問題が生じた場合も事前の知識があれば対策しやすくなります。
オフラインでは使用できない
クラウドストレージはインターネット環境が整ったオンライン上での使用が前提となります。インターネット環境が整っていない場合は、まずインターネット回線の整備が必要不可欠です。
自社用のカスタマイズは難しい
クラウドストレージは多数の利用者に向けて提供されているサービスです。各企業の個別の要望に合わせたカスタマイズは難しく、自社に合わせて構築する自社サーバーよりも自由度は低いといえます。
自社にとって必要な機能を検討段階でしっかりと吟味することをおすすめします。また、自社に必要な機能を豊富にもったクラウドストレージを利用すれば、自由度の低さというデメリットをカバーできるでしょう。
ユーザー数に対しての費用
クラウドストレージは、使用しているユーザー数によってかかる費用が異なります。（1人あたりの単価 × 利用ユーザー数）といった様に、人数分の費用がかかるサービスが多く、利用者が多いと月額費用も大きくなります。
自社サーバーはサーバーの利用人数と費用は関係ないため、利用人数が多い場合は自社サーバーの方がランニングコストは安く感じるかもしれません。
パスワード管理の手間
クラウドストレージはアカウント情報が知られてしまうと、誰でもアクセスできてしまいます。パスワードの管理は厳重に行わなくてはなりません。
セキュリティ対策として定期的なパスワードの更新も必要です。社員へ情報流出の危険性を呼びかけたり、社内研修を実施したりするなどの対策を行った方が良いでしょう。退職者が出たときの運用ルールなどを固めるなど、管理には多くの工数がかかることがあります。
オンラインストレージの導入は慎重に
オンラインストレージを導入することで、業務を効率化することができますが、情報漏えいなどのリスクもあります。導入する際は慎重に検討するようにしましょう。
弊社のサービス「アイタスク」には、クラウドストレージの機能「iBox」もございます。オンラインでの個別導入相談も可能です。是非一度、クラウドストレージを検討してみませんか？
