企業が取り扱うデータ量は日々増え続けています。契約書などの書類を安全に管理・共有する仕組みとして、契約書・文書のクラウド管理システムが注目されています。
契約書や文書をドラッグ＆ドロップするだけでクラウド管理できるシステムとして「アイタスク（aiTask）」が導入されている事例をご紹介します。
契約書管理システムの区別
まず、導入したい契約書管理システムが、どの部分をカバーできるシステムの事なのかイメージしてみましょう。以下の３つに区別した時に、貴社の事業にとって必要なシステムはどれでしょうか？
１つ目は、「契約書の作成・発行」ができるシステムです。2つ目は、「電子契約・契約締結」ができるシステムです。3つ目は、「契約した契約書の管理」ができるシステムです。それぞれに必要な主たる機能を簡単に整理しました。
| 区分 | 内容 | 主な機能 |
|---|---|---|
| 1 | 契約書の作成・発行 | 見積・契約書の発行No管理・帳票のレイアウト設定 |
| 2 | 電子契約・契約締結 | ワークフロー管理・電子署名締結・タイムスタンプ |
| 3 | 締結した契約書の管理 | 検索機能・安全保管・有効期限管理・リマインド設定 |
1. 契約書の作成・発行
区分１は、業界指定の契約書フォームがある時に役立つ契約書管理システムです。表計算ソフトの「エクセル」や文書作成ソフトの「Word」などを使い、個別のパソコンから契約書を作成しているような状況から脱却するシステムです。契約書をクラウド上で作成したり、発行した契約書をデータベース化して管理できるようなシステムが該当します。
契約書以外にも、見積書、注文書、請求書、領収書などを連動して発行できるシステムもあります。『BtoBプラットフォーム契約書』などが有名です。
2. 電子契約・契約締結
区分２は、オンラインで契約を締結するためのシステムで「電子契約」という言葉が良く使われています。紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子ファイル（PDF形式の契約書）に押印・署名（電子署名やタイムスタンプを付与）して契約を締結できるシステムのことです。
これらには決裁フローにそった管理ができるような機能が充実しています。契約承認フロー、社内承認稟議をシステム上で済ませたい場合にも便利なサービスです。 『 DocuSign（ドキュサイン）』『 CloudSign（クラウドサイン）』 などが有名です。
3. 締結した契約書の管理や保管
区分３は、既に締結した契約書など紙で存在しているものをデータ化したり、外部から委託を受けて預かっている契約書を適切に管理するためのシステムです。
１や２のシステムで生成した契約書であれば、同じシステム内で管理できる事はあります。しかし同じシステムを使わずに生成した契約書や、電子契約でない紙の契約書が膨大にある場合には、３の区分専用の契約書管理システムが活躍します。
「アイタスク（aiTask）」の特長
アイタスクは、３に該当するような締結済みの契約書を簡単かつスピーディーにデータ化できる契約書管理システムです。OCR機能と文書管理がオールインワンになっています。 契約書をデータベース化する際、OCR機能により手作業の工程を大幅に削減することが可能です。
OCR機能により管理に必要な項目が自動抽出
スキャンした契約書はOCR機能により重要項目が自動抽出されます。
契約書の文面はPDF・画像データとして保存し、検索・表示させることができます。原本性も確保した契約書管理システムです。
また、契約更新時期を知らせるアラート設定が可能です。アラート機能を活用して更新漏れを防ぎます。リマインド業務の工数にお悩みの企業にもおすすめです。
契約書の保管・管理がクラウド上で簡単に行える
紙の書類をデータ化してアイタスクにドラッグ＆ドロップすれば、契約書の内容を手入力しなくても指定した情報を抽出して保存します。
例えば、契約日や契約相手など、契約上重要な情報を目視・手入力でテキストデータ化していた場合、今までかかっていた作業工数を大幅に削減出来ます。大量の書類管理にお困りで業務効率化を考えている企業におすすめです。
高レベルのセキュリティ
日本と台湾で特許を取得した「文字コード分割」での保存方式により、データベース内に平文でテキスト情報を保存しません。「文字コード分割」+「暗号化」により、セキュリティ面も安心です。
他の契約書管理システムと比べても「良心的な価格」「優れた機能」「強固なセキュリティ」と三拍子揃っているので、契約書のクラウド管理化を考えている企業には規模を問わずおすすめです。
クラウド保管に適した書面の例
賃貸借契約書
賃貸借契約書は、宅建法にもとづき保管期間は5年間と定められています。
不動産の契約書には、物件名、借主、貸主、所在地、契約開始日、契約終了日、契約金などを管理項目としたデータベース化のご要望が多くあります。それ以外の項目でも自由にデータベース化が可能です。
また、契約更新日が近くなったら知らせてくれるアラート機能が好評です。 定型・非定型のフォームの両方に対応しています。
注文書
注文書には自社フォームの注文書だけでなく、取引先フォームの注文書が多く存在しているケースがあります。メールで送られてくる注文書もあれば、FAXで送られてくる注文書もあり、受け取る形式が混在しているケースがあります。
それらの注文書を一括管理するために手入力でデータを入力し、基幹システムに読みこむためのデータづくりに手間がかかっている場合はご相談ください。
アイタスクを使えば、メールに添付された注文書やFAXで送られてきた注文書をドラッグ＆ドロップでデータベース化することも可能です。データを見ながら手入力する手間が大幅に削減できます。
その他、様々な契約書や書面にも対応
- レンタル契約書
- 雇用契約書
- 秘密保持契約書（NDA）
- 工事請負契約書
- ライセンス契約書
- 代理店契約書（販売店契約）
契約書管理システムの導入メリット
１. 業務の効率化
紙媒体で保管をしている状態だと、確認したい契約書を探し出すまでに時間がかかってしまいます。契約書管理システムを導入しておくと簡単に検索でき、見たい契約書をすぐに探し出せます。
2. コストの削減
契約書管理をシステム上で行うようになると、紙媒体での保管を減らすことにも繋がります。書庫の物理的なスペース・家賃等の削減になります。
また、リモートワーク中でも必要な従業員に対して閲覧権限を与えれば、出勤しなくても必要な契約書の内容を検索して確認することが可能になります。移動する交通費や時間が大幅に削減できます。よって、契約書管理システムを導入することは、コストの削減にも繋がります。
3. セキュリティ対策が万全
紙媒体で契約書を管理していた場合、契約書の紛失や盗難が起きてしまうと、いつどこで誰が行ったのかを判明させるのは至難の業です。
契約書管理システムでは誰がいつどの契約書を操作したのか、分かるようになっています。そのため、万が一の事態に陥ってしまった場合も、最終アクセス者をたどることができるのです。
また、外部からのアクセスに対するセキュリティ対策を十分に行っているシステムなので、紙媒体で契約書を保管するよりも安全に管理できます。
契約書管理システムのデメリット
1. システムに慣れるまでに時間がかかる
どのシステムを導入する際にも言えることではありますが、契約書管理システムを導入してから従業員がスムーズに仕事をこなせるようになるまでに時間がかかる場合があります。
契約書に関する業務はできるだけスムーズに早く行いたいもの。そのため、契約書管理システムを導入する際には、全従業員が分かりやすく使いやすいシステムであることを理解できるように、しっかりフォローしていくことが大切です。
2. コストがかかる
やはり新規にシステムを導入するとなると、コストがかかります。初期導入費用をはじめ、月々の費用はどのくらいになるのか、現在の自社の経営状態とも照らし合わせて考える必要があります。
契約書管理システムを導入することで自社にはどれだけのメリットがあるのか、本当に導入する必要があるのかといった点を明確にしておくことで、システム導入のデメリットを最小限に抑えられます。お気軽にご相談ください。
契約書管理システムはクラウド型？オンプレミス型？
契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。アイタスクは基本的にクラウド型のサービスです。（※個別相談により、オンプレミス型に対応することも可能）
クラウド型では、契約書管理システムを提供している会社が保有するインターネット上のサーバーを使います。インターネットが使用できる環境が必須ですが、比較的安価で手軽に導入でき、サーバーのメンテナンスが不要のため運用も簡単というメリットがあります。
オンプレミス型は、自社に設置したサーバーへソフトウェアをインストールし、社内設備のみで情報を管理します。初期費用やメンテナンス費用等かかりますが、外部へ情報が漏洩するリスクも減らせます。
初期費用を抑え、まずは手軽に契約書管理システムを利用したいというのであればクラウド型、すでにサーバーを持ち、会社情報を外部のサーバーへ出すことはできないという企業にはオンプレミス型が適しています。
オンライン導入相談受付
在宅勤務やリモートワークの急増にともない、データ共有の必要性が増しています。「基幹業務システムを共有するわけにはいかないが、情報を必要な部署で整理・共有できるようにしたい・・・」といった現場に利便性を発揮します。
関心をもって頂いた方や詳しい資料をご希望の場合には、スタッフがオンラインで個別対応いたします。お気軽にお問合せ、ご相談ください。
