安全で簡単!エントリーシートや履歴書をクラウド管理する方法

履歴書など、安全にデータベース化したい時

企業の採用活動であつまったエントリーシートや履歴書、派遣社員の登録情報、外国人労働者の情報など、提出された個人情報をどのように管理していますか?

郵送された個人情報の紙面をバインダーにまとめて書庫で保管をしていると、その情報を閲覧したい時には書庫にいってバインダーを開いて探さなければ情報を閲覧することができせん。

閲覧する必要があるからといって、これらの情報を共有サーバーに置いておくのはセキュリティー面で大きな問題です。情報管理する担当者の不安材料になるのではないでしょうか?

今回は、これらの個人情報を含む情報の管理を、アイタスクを使って安全・簡単・便利に管理する方法をお伝えします。

アイタスクを使った管理方法

1. 紙面の履歴書をスキャンして保存

手元にある紙面(履歴書・エントリーシート)をスキャンしてPDFデータとして保存します。

2. スキャンしたデータをaiTaskへアップロード

アイタスクにログインし、スキャンしたPDFデータをあらかじめ設定したカテゴリー内(例:履歴書用カテゴリー)にアップロードします。

3. 自動で読み込まれた管理項目をチェック

アイタスク内にアップロードしたPDFファイルのテキスト情報のうち、あらかじめ指定した管理項目が自動で読み込まれているのを確認します。内容をチェックし必要があれば修正します。

4. 紙面はシュレッダーで適切に廃棄

アイタスクに保存できれば、必要な時に検索・ダウンロード・印刷が可能です。紙面の保管が不要になるため、シュレッダーにかけて廃棄します。将来的に保管スペースや管理の手間を削減できます。

メリット・利便性

1. 紙を捨てられる

2. 必要な時に、検索して見つけられる

3. 鍵をかけられる(閲覧制限ができる)

4. 安全に保管(イスプリ方式)

紙で保管している個人情報を必要な時にだけ使えるようにしたい、紙を処分したい、ユーザーを選んでデータ共有したい、データは慎重に扱いたい、といった場合に利便性を発揮します。ぜひアイタスクをご活用ください。

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